Entreprise : zoom sur les agendas partagés

de | 16 octobre 2015

L’agenda est un outil essentiel à la bonne gestion de votre temps. A l’heure où internet fait partie intégrante de nos vies, il est intéressant de tirer profit au mieux des outils de management proposés. Un moyen de partage dont les services vous permettent un gain de temps quotidien, non négligeable, lorsque l’on connaît la valeur du temps en entreprise. C’est dans ce cadre-là que l’agenda partagé est un instrument indispensable au sein d’une entreprise.

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L’agenda partagé, bientôt indispensable à toutes les entreprises.

En dehors du cadre professionnel, l’agenda partagé permet aussi de gérer et planifier sa vie familiale, ses rendez-vous avec des amis et de ne rien oublier concernant les évènements importants des êtres qui vous sont chers (anniversaires, mariages, etc.). Avec le calendrier partagé en ligne, vous avez accès au planning à partir de n’importe quel ordinateur ou terminal ayant une connexion internet. Avec une vision globale sur l’ensemble des activités au sein de l’entreprise, il est ainsi possible de manager son temps avec ses tiers entre rendez-vous, réunions, conférences.

Qu’est-ce qu’un agenda partagé?

Un agenda partagé est un planning en ligne que vous créez afin de mener à bien un projet ou tout simplement pour le bon déroulement de vos activités. Un logiciel d’agenda partagé vous permet en quelques clics de fixer la date, l’heure et le lieu d’un rendez-vous sans devoir appeler ou voir chacun des participants et prendre en compte les disponibilités de tous. Dans le cadre d’un projet en entreprise, l’utilisation d’un agenda partagé est une solution qui vous permet d’éviter toute sorte de problèmes: un rendez-vous en chevauche un autre, un membre de l’équipe non informé de l’événement, etc.

En effet, les éléments clés pour mener à bien un projet sont l’organisation et la communication. Dans le cadre d’un travail d’équipe, lorsque l’organisation et la communication s’articulent autour d’un agenda commun, cela permet à tous de se retrouver facilement et d’exposer ses besoins professionnels. Toute l’équipe est ainsi au courant des rendez-vous, des échéances et de toute modification dans le planning.

L’agenda partagé permet de tenir l’équipe informée

Le multi planning fait partie des outils collaboratifs permettant une gestion du temps optimale au sein d’une entreprise. Grâce aux notifications, les membres d’une équipe ainsi que leurs collaborateurs sont tenus informés des prochains événements et peuvent soumettre une remarque ou une suggestion concernant le projet. De cette manière, la communication est fluide et automatique, tout le monde est au courant sans exception et chaque membre dispose des informations nécessaires le concernant.
L’agenda partagé permet de voir les participants au projet et de connaître la ou les tâches assignées à chacun. Les ressources utilisateurs sont transparentes et visibles par tous.

Vous avez la possibilité de créer un agenda partagé par projet

Grâce aux différentes options et fonctionnalités offertes par l’agenda partagé, vous avez la possibilité de mettre en place plusieurs plannings pour différents projets. Si vous souhaitez conduire plusieurs projets à la fois, cela n’est pas un problème grâce à cette fonctionnalité. Il est ainsi possible d’avoir un emploi du temps synchronisé avec ceux de vos collègues ou collaborateurs. Les échéances sont clairement exposées.
Cette fonctionnalité permet de gérer plusieurs projets à la fois de manière simple et efficace.

Avec un agenda partagé, organisez efficacement vos réunions et vos événements

Fini le temps où la prise de rendez-vous relevait presque de l’impossible ! Pour trouver un créneau horaire qui convient à tous, plus besoin de devoir envoyer un e-mail ou téléphoner à chaque membre de l’équipe. La gestion de rendez-vous devient alors plus simple et surtout cela permet de consacrer plus de temps à d’autres choses importantes.

En cas d’absence d’une personne, vous pouvez prendre un rendez-vous pour un tiers sans risquer de faire une erreur. Le planning permet une harmonie au sein de l’équipe. Par exemple, si vous souhaitez connaître les disponibilités d’une personne, vous avez accès à son calendrier et vous ne perdez pas de temps à lui téléphoner.
Actualisé en temps réel, l’agenda partagé permet à ses utilisateurs d’être informés même lorsqu’ils sont en déplacement. Il est également possible de préciser la nature de la réunion ou de l’évènement: privé, professionnel. Ces logiciels au service de l’entreprise sont donc très utiles.

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Des réunions facilement organisées avec l’agenda en ligne.

Créez des rappels et lancez des invitations électroniques dans l’agenda en ligne

Le principal inconvénient d’un agenda manuscrit est qu’il ne vous permet pas de vous rappeler un évènement si vous ne l’avez pas feuilleter. L’agenda en ligne quant à lui, prend en compte ce paramètre en vous permettant de programmer des notifications et d’en recevoir. Il est également un logiciel qui permet de paramétrer des rappels afin que tous les membres concernés par le projet soient prévenus d’une réunion, d’un événement ou de toute modification apportée au planning. Il est donc possible de recevoir un rappel par e-mail à l’approche d’un rendez-vous ou d’un événement. Plus d’excuse, tout le monde est prévenu en temps et en heure.
Si vous planifiez un évènement surprise à l’égard d’une personne concernée dans le groupe, il est possible que la notification ne soit pas visible par cette personne. Par exemple, vous désirez organiser une fête pour le départ d’un collègue, l’organisation devient simple et l’effet surprise est assuré.

Le partage de l’information rend le travail de groupe efficace et plus facile. L’agenda partagé est élaboré par vos soins, fait sur mesure, simple, intuitif et tout à fait flexible. Vous pouvez apporter les modifications souhaitées à n’importe quel moment sans devoir vous déplacer, tout se fait en ligne. La planification devient simple et vous permet de gagner un temps précieux. De plus, comme le travail au sein de l’entreprise se fait généralement toujours derrière un ordinateur, la planification en ligne de vos calendriers partagés est un atout majeur pour votre équipe.
Un outil de partage idéal pour gagner du temps et être productif ! Et donc se sentir mieux au travail et s’épanouir, ce qui est essentiel.

Et vous, utilisez-vous aussi un agenda partagé au travail ? Lisez notre article sur la planification des tâches !

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